Orde van de Hollandse Tuin

Privacyreglement Stichting Orde van de Hollandse Tuin

Stichting Orde van de Hollandse Tuin
Inschrijving Kamer van Koophandel: v.z.s.m.
E-mail: representant.oht@gmail.com

Artikel 1 – Inleidende bepalingen

1. Dit reglement geeft uitvoering aan de bepalingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
2. Het reglement is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens die onder verantwoordelijkheid van het bestuur van de stichting plaatsvinden.

Artikel 2 – Begripsbepalingen

In dit reglement wordt verstaan onder:
a. Verantwoordelijke: het bestuur van de stichting.
b. Persoonsgegevens: elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.
c. Betrokkene: de natuurlijke persoon op wie de persoonsgegevens betrekking hebben.
d. Verwerken: elke bewerking van persoonsgegevens, waaronder begrepen het verzamelen, vastleggen, opslaan, gebruiken, doorzenden en verwijderen daarvan.

Artikel 3 – Doeleinden van verwerking

De verwerking van persoonsgegevens door de stichting heeft uitsluitend tot doel:
a. het realiseren van de statutaire doelstellingen van de stichting;
b. het voeren van leden-, donateurs-, vrijwilligers- en sponsoren administratie;
c. het nakomen van wettelijke verplichtingen;
d. het voeren van financiële en administratieve verantwoording;
e. communicatie met leden, donateurs en belangstellenden;
f. het organiseren van bijeenkomsten, lezingen en activiteiten;
g. het publiceren en archiveren van foto- en videobeelden in verband met activiteiten van de stichting.

Artikel 4 – Soorten gegevens

1. De stichting verwerkt uitsluitend persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de in artikel 3 genoemde doeleinden.
2. Het betreft onder meer:
   a. naam, adres, woonplaats, telefoonnummer en e-mailadres;
   b. geboortedatum en geslacht, voor zover relevant;
   c. bankgegevens ten behoeve van contributies en donaties;
   d. gegevens betreffende lidmaatschap, donaties of functies binnen de stichting;
   e. foto- en videobeelden van activiteiten;
   f. gegevens die noodzakelijk zijn in verband met wettelijke verplichtingen;
   g. technische gegevens die voortvloeien uit het gebruik van de website.

Artikel 5 – Grondslagen

De verwerking van persoonsgegevens vindt plaats op basis van:
a. toestemming van de betrokkene;
b. de uitvoering van een overeenkomst;
c. het nakomen van een wettelijke verplichting;
d. de behartiging van gerechtvaardigde belangen van de stichting.

Artikel 6 – Bijzondere persoonsgegevens

De stichting verwerkt geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens als bedoeld in artikel 9 AVG, tenzij de wet dit toestaat of betrokkene uitdrukkelijk toestemming heeft verleend.

Artikel 7 – Bewaartermijnen

1. Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor de verwezenlijking van de doeleinden van de verwerking.
2. Administratieve en financiële gegevens worden bewaard overeenkomstig de wettelijke bewaartermijnen.
3. Gegevens van leden, donateurs en vrijwilligers worden uiterlijk één jaar na beëindiging van de relatie verwijderd, behoudens indien een langere bewaarplicht geldt.

Artikel 8 – Beveiliging

1. Het bestuur treft passende organisatorische en technische maatregelen ter beveiliging van persoonsgegevens.
2. Een ieder die betrokken is bij de verwerking en kennis draagt van persoonsgegevens is gehouden tot geheimhouding daarvan, behoudens wettelijke verplichtingen tot openbaarmaking.

Artikel 9 – Datalekken

1. In geval van een inbreuk op de beveiliging van persoonsgegevens wordt overeenkomstig artikel 33 AVG melding gedaan bij de Autoriteit Persoonsgegevens, tenzij redelijkerwijs kan worden aangenomen dat geen risico bestaat voor betrokkenen.
2. Indien de inbreuk waarschijnlijk een hoog risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van betrokkenen, worden dezen onverwijld geïnformeerd.

Artikel 10 – Rechten van betrokkenen

1. Betrokkenen hebben de volgende rechten:
   a. recht op inzage;
   b. recht op rectificatie;
   c. recht op verwijdering;
   d. recht op beperking van verwerking;
   e. recht op overdraagbaarheid van gegevens;
   f. recht van bezwaar.
2. Verzoeken hiertoe kunnen schriftelijk of per e-mail bij het bestuur worden ingediend. Het bestuur beslist binnen vier weken na ontvangst van het verzoek.

Artikel 11 – Slotbepalingen

1. Het bestuur is belast met de uitvoering van dit reglement.
2. Dit reglement kan door het bestuur worden gewijzigd of aangevuld, mits in overeenstemming met de AVG.
3. Dit reglement is vastgesteld door het bestuur van de Stichting Orde van de Hollandse Tuin op 29-08-2025 te Goes